10 правил ділового листування

Бізнес-зв’язок неможливо уявити без листування, оскільки персональна зустріч для вирішення питань співпраці не завжди можлива. Більшість питань, пов'язаних з діловою кореспонденцією, допомагають вирішити в короткі терміни, але не слідувати правилам етикету або ілологічної написання може завдати шкоди партнерським відносинам або відчужувати потенційний клієнт. Як у формальних переговорах існують певні правила: оформлення листів та стиль зв'язку.



Загальні правила для ділового листування

1,1 км Перед тим як написати лист, визначити його характеристики: тип листа (покриття, гарантія, замовлення, нагадування, повідомлення та ін.; презентаційний лист або привітний відповідь); ступінь доступності для адресника (у разі, якщо ви можете встановити всі необхідні пункти в одному листі або вимагати другого, уточнення); терміновість доставки (якщо лист є терміновим, краще відправити його зареєстрованим або електронною поштою). 2. Зробіть лист відповідно до існуючих шаблонів, заснованих на його типі, а також спирайте на ГОСТ Р 6.30-2003. “Уніфіковані системи документації”. Єдина система організаційно-адміністративної документації. Вимоги до документації. 3. Будь-який бізнес-лист має наступні загальні структури:

• назва організації відправлення;
• дата написання;
• адреса одержувача, вказівка конкретного кореспондента;
• адреса відкриття;
• показання предмету та призначення листа;
• основний текст;
• висновок (формула судового розгляду);
• підпис відправника;
• показання заявки та надсилання копій (за наявності).

4. У При приготуванні бізнес-листа використовуйте текстовий редактор Microsoft Word: використовуйте Times New Roman headset, 12-14 с., інтервали лінії - 1-2 с.; введіть номер сторінки літери внизу на правій стороні; при друку тексту на форматі A4, використовуйте інтервал 1.5-2, формат A5 і менше - один рядок. Деталі завжди подаються в одному інтервалі. 5. Якщо ви говоримо від імені організації і збираєтеся надсилати лист у друкованій формі, обов'язково використовуйте форму компанії, оскільки його присутність буде закладкою Вашої компанії. Обов'язкова форма для будь-якого працівника офісу повинна бути обов'язковою. 6. Для міжнародного листування лист повинен бути письмовий на мові адресата або англійською мовою (як найбільш поширений в ділових відносинах). 7. Наклейте на правильний, бізнес тон. Почати лист з зверненням, в залежності від ступеня вашої близькості з кореспондентом, можна починати як з слів «Дир + Ф.І.О». Пам'ятайте, слова в адресі або в напрямку адресата в будь-якому випадку не можуть бути скороченими (наприклад, «респектовані» як «v.» або «голова відділу» як «голова відділу»), – це правила ділового етикету. Завжди в кінці листа з словами вдячності за співпрацю. Перед тим як підпис повинен бути словом «Особливо, ...» або «Особливості вашого, ...». Звернення до «ви» в офіційному листуванні неприпустимо, навіть якщо ви підтримуєте дружні стосунки з кореспондентом. 8. Уважно оберіть словниковий запас, уникати неточностей і неоднозначних фраз, надмірне використання професіоналізму. Лист повинен бути чітким. 9. Розділіть вміст листа на мансардні абзаци, щоб він не був кумберним і важко для одержувача сприймати. Перші і останні абзаци повинні містити не більше чотирьох друкованих ліній, а решта – не більше восьми. 10. Відповісти на ділові листи відповідно до прийнятого етикету: до письмового запиту - протягом 10 днів після отримання; листи, надіслані факсом або електронною поштою - протягом 48 годин, включаючи вихідні.

Внутрішній діловий лист

Бізнес-відповіддю між працівниками компанії більш спрощений у порівнянні з листуванням, надісланим третім особам. Зміст такого листування може бути різним, але він також повинен відповідати певним правилам:

• бути лаконічним;
• бути ділового характеру;
• Лист повинен вказати дату;
• Наприкінці листа є формула поніту і підпис.

Приклад внутрішнього ділового листування може бути листом вітання від імені голови або команди, адресованого ювілейу або працівнику, який отримав акцію. У письмовому обговоренні проектів зазвичай використовуються лише деякі обов’язкові елементи ділового листа - показання теми, звернення, короткий підсумок сутності питання та формули полоімітності з друкованим підписом. Пам'ятайте, що форма листа і бажаний шаблон необхідно вибрати на основі рівня ділового листування і типу інформації, яку ви хочете надати адресату.

Джерело

Джерело: /users/1081