Як підтвердити витрати на відрядження

Багато заходів передбачають активні ділові поїздки, під час яких працівник виконує роботу в іншому місті, і тому має жити протягом декількох днів в готелі, витрачаючи кошти на транспорт і харчування. Згідно з законом, роботодавець зобов’язаний компенсувати витрати, понесені пасажиром під час своєї роботи. Однак, за це, витрати повинні бути обов'язково виправдані, як свідчить про перевірки та інші документи.

Актуальність підтвердження Ваших витрат на поїздку
Ми можемо самі зателефонувати одержувачу і узгодити зручний час і місце вручення квітів, а якщо необхідно, то збережемо сюрприз. Найчастіше це необхідно для того, щоб людина втратила / вивчала документи в результаті різних причин.

Згідно з офіційним листом роз’яснення від Міністерства фінансів No 03-03-06/3/1456 від 15.01.2019, для відшкодування витрат на поїздки, особа повинна підтвердити їх офіційно. Іншими словами, всі витрати повинні бути виправдані. Тільки в цьому випадку бухгалтер зможе здійснити офіційну компенсацію відповідно до вимог пункту 252 Податкового кодексу РФ. Відповідно до закону, всі витрати повинні бути:

• документований, який повинен мати дизайн у вигляді офіційної папери відповідно до вимог Російської Федерації;
• економічно обґрунтована і виражена в грошовій формі;
• в процесі роботи.

Згідно з документами, витрати на перевезення здійснюються в категорії «Інші витрати», які пов’язані з продажем та виробництвом товарів / послуг.



Як підтверджено витрати на відрядження
Згідно з ст. 166 Кодексу трудового кодексу РФ, будь-яка поїздка є офіційною поїздкою працівника в інше місто з метою виконання офіційного завдання. З цією метою на підприємстві розроблено Замовлення, що вказує на місце візиту, тривалість, призначення та призначення сервісу.

При поверненні з робочої поїздки працівник зобов'язаний з'явитися в бухгалтерському бюро протягом 3 днів і подати заздалегідь звіт, прикріпивши до нього офіційні документи. Під час поїздки вони підтверджують витрати. Після повернення бухгалтера необхідно перевірити цільові витрати, перевірити подані перевірки. У штаті часто відшкодуються такі витрати:

• Попереднє бронювання квитків;
• громадського транспорту на залізничний вокзал або аеропорт;
• ціна квитка на автомобіль - літак, поїзд;
• постільна білизна на поїзді;
• розмір страхового платежу згідно обов'язкового страхування пасажирів на транспорті.

Слід зазначити, що перед поїздкою працівник зазвичай видає щоденну можливість кожного дня перебування на бізнес-турі.

Повернення вартості готелю
Після повернення з візиту працівник компенсує витрати, що виникли під час перебування в готелі. Єдина річ для цього полягає в тому, що він повинен пред'явити чек, що підтверджує витрати, які невиліковні. У разі втрати цього документа, облік буде вкрай важко компенсувати витрати, які несуть, тому такий документ повинен зберігатися і пред'явити бухгалтеру.

Як бачимо, слід ретельно підійти до організації поїздки в бізнес, звертати особливу увагу на всі добові припуски, а також відшкодування витрат, що виникли. Правильний і грамотний дизайн дозволить уникнути фінансових непорозуміння.