Каким образом можно подтвердить расходы в командировке

Многие виды деятельности подразумевают активные командировки, в ходе которых сотрудник выполняет работу в другом городе, а поэтому вынужден проживать по нескольку дней в гостинице, затрачивая денежные средства на транспорт и питание. Согласно закону, работодатель обязан компенсировать издержки, понесенные командировочным лицом вовремя свои работы. Однако для этого расходы должны быть в обязательном порядке обоснованы, подтверждением чему являются чеки и некоторые другие документы.

Актуальность подтверждения своих расходов в командировке

Удобней всего отчетные документы за проживание купить на doc-msk-1.com, поскольку на сайте это можно сделать быстро, легко и недорого. Чаще всего это необходимо в том случае, если человек в результате тех или иных причин утерял/утратил чековые документы.

Согласно официального письма-разъяснения от Министерства финансов № 03-03-06/3/1456 от 15.01.2019, для компенсации командировочных расходов человек в обязательном порядке должен подтвердить их официально. Другими словами, все расходы должны быть обоснованы. Только в таком случае бухгалтера смогут произвести официальную компенсацию в соответствии с требованиями п. 252 Налогового кодекса Российской Федерации. Согласно закону, все расходы должны быть:

• подтверждены документально, то есть иметь оформление в виде официальной бумаги в точном соответствии с требованиями РФ;
• экономически обоснованы и выражены в денежной форме;
• понесены в ходе рабочей деятельности.

По бухгалтерским и налоговым документам расходы на командировку производятся в категории «Прочие расходы», которые связаны с реализацией и производством товаров/оказанием услуг.

Каким образом подтверждаются расходы, понесенные в командировке

Согласно ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации, любая командировка представляет собой официальную поездку сотрудника в другой город с целью выполнения служебного поручения. Для этого по предприятию разрабатывается Приказ, в котором указывается место командировки, продолжительность, цель и служебное задание.

По возвращению из рабочей поездки сотрудник обязан в течение 3-х дней явиться в бухгалтерию и представить авансовый отчет, приложив к нему официальные документы. Именно они подтверждают понесенные расходы во время командировки. Если командировочные денежные средства были выданы до поездки, то после возвращения бухгалтер обязательно проверяет целевое расходование, сверяясь с представленными чеками. Чаще всего сотруднику возмещаются следующие расходы:

• предварительное бронирование билетов;
• проезд транспортом общего пользования к ж/д вокзалу или аэропорту;
• цена билета на транспортное средство — самолет, поезд;
• постельное белье в поезде;
• сумма страхового платежа согласно обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Нужно отметить, что перед поездкой, сотруднику обычно выдаются суточные с расчетом за каждый день пребывания в командировке.

Компенсация расходов на гостиницу

После возвращения из командировки сотруднику компенсируются расходы, которые он понес в ходе проживания в отеле. Единственное, для этого он обязан предъявить чек, подтверждающий понесенные расходы. В случае утраты этого документа бухгалтерии будет крайне тяжело компенсировать понесенные расходы, поэтому такой документ следует обязательно сохранить и предъявить бухгалтеру.

Как можно увидеть, подходить к организации командировки следует очень внимательно, уделяя особое внимание всем суточным, а также компенсации понесенных расходов. Правильное и грамотное оформление позволит избежать финансовых недоразумений.