Cómo confirmar los gastos en viaje de negocios Bashny.Net

Muchas actividades involucran viajes de negocios activos, durante los cuales el empleado realiza trabajo en otra ciudad, y por lo tanto tiene que vivir durante varios días en un hotel, gastando dinero en transporte y comida. According to the law, the employer is obliged to compensate the costs incurred by the traveler during his work. Sin embargo, para ello, los costos deben justificarse necesariamente, como lo demuestran los cheques y algunos otros documentos.

La relevancia de confirmar sus gastos en un viaje de negocios
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Según la carta oficial de explicación del Ministerio de Hacienda No 03-03-06/3/1456 de 15.01.2019, para compensar los gastos de viaje, una persona debe confirmarlos oficialmente. En otras palabras, todos los costos deben justificarse. Sólo en este caso, el contador podrá hacer una indemnización oficial de conformidad con los requisitos del párrafo 252 del Código Fiscal de la Federación de Rusia. Según la ley, todos los gastos deben ser:

• documentado, es decir, tener el diseño en forma de documento oficial de acuerdo con los requisitos de la Federación de Rusia;
• económicamente justificada y expresada en forma monetaria;
• incurrido en el curso del trabajo.

Según documentos contables e impuestos, los gastos de viaje se efectúan en la categoría "Otros gastos", que están relacionados con la venta y producción de bienes / servicios.



Cómo se confirman los gastos efectuados en viaje de negocios
Según el artículo 166 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cualquier viaje de negocios es un viaje oficial de un empleado a otra ciudad para cumplir una asignación oficial. Para ello, se desarrolla una Orden para la empresa, que indica el lugar de viaje de negocios, duración, finalidad y asignación de servicios.

Al regresar de un viaje de trabajo, el empleado está obligado a aparecer en la oficina de contabilidad dentro de 3 días y presentar un informe anticipado, adjuntando documentos oficiales a ella. Confirman los gastos efectuados durante el viaje. Si los fondos de viaje fueron emitidos antes del viaje, después de devolver el contador debe comprobar el gasto objetivo, comprobando con los cheques enviados. El funcionario suele reembolsarse los gastos siguientes:

• Pre-booking of tickets;
• transporte público a la estación ferroviaria o aeropuerto;
• el precio de un billete para un vehículo - avión, tren;
• ropa de cama en el tren;
• la cantidad de pago del seguro según el seguro obligatorio de los pasajeros en el transporte.

Cabe señalar que antes del viaje, el empleado suele recibir un subsidio diario para cada día de estancia en un viaje de negocios.

Reembolso de los gastos de hotel
Después de regresar de un viaje de negocios, el empleado se compensa por los gastos efectuados durante su estancia en el hotel. Lo único para esto es que debe presentar un cheque confirmando los gastos incurridos. En caso de pérdida de este documento, la contabilidad será extremadamente difícil de compensar los costos incurridos, por lo que dicho documento debe ser mantenido y presentado al contador.

Como puede ver, debe acercarse a la organización de un viaje de negocios muy cuidadosamente, prestando especial atención a todos los subsidios diarios, así como compensación por los gastos incurridos. El diseño adecuado y competente evitará malentendidos financieros.