Как все успеть — джедайская техника пустого инбокса Страница 2 из 2





Алгоритм разбора инбокса.

Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).

Зачем нужны списки задач:

 -избавиться от необходимости помнить;

 -позволить мозгу не думать одну и туже мысль много раз: самый верный признак того, что список задач выполняет возложенную на него функцию — вы не можете вспомнить, что же вам надо сделать завтра. Действительно, зачем это помнить, когда у нас это все записано;

 -дать понимание, чего можно не делать.

Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.

Что такое хороший список задач и как он выглядит?

1.Сформулирована задача «Что нужно сделать?».

2. Вам понятно как выглядит результат выполнения этой задачи.

3. Вы способны выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом.

4. Если назначена дата исполнения, то она продиктована настоящей необходимостью.

5. Когда мы делегируем кому-то задачу и  нужно получить от конкретного человека конкретный результат, то задачу формулировать так: Имя Человека, напомнить про «что надо сделать и прислать мне?»

Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.

 

Ежедневный и периодический обзор

Самое важное — периодически обозревать задачи.

Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи «еженедельный обзор задач».

Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:

         1.Нужно доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет, то: ...

 2.Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена?   (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах).

         3.С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани».

Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и переносить дела из нее в папку «на неделе».

Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел.

Типы прокрастинации:

        -не могу вспомнить об этом в нужный момент;        -это делать противно;         — мне страшно;
       — сейчас не до этого;
       — я не понимаю, как это делать;
       — лично мне не нужно;
       — подсознание уберегает меня от вмешательств Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

     1.Надо ли вообще что-то с этим делать?

     2.Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?

     3.Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм.

     4.Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон «шиловжопин», побуждающий нас начать действовать.

Приоритезация задач

В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: «надо сделать» и «не надо сделать». Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладыватьна потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.







Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел.

Типы прокрастинации:

        -не могу вспомнить об этом в нужный момент;        -это делать противно;         — мне страшно;
       — сейчас не до этого;
       — я не понимаю, как это делать;
       — лично мне не нужно;
       — подсознание уберегает меня от вмешательств Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

     1.Надо ли вообще что-то с этим делать?

     2.Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?

     3.Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм.

     4.Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон «шиловжопин», побуждающий нас начать действовать.опубликовано  

 

Источник: vc.ru/n/jedi-inbox
  • 300
  • 18/10/2016


Поделись



Подпишись



Смотрите также

Новое