Место, где умирают дела: почему надо отказаться от органайзеров

Чем заменить самый популярный — и весьма непродуктивный — инструмент управления временем, объясняет Стефани Возза.

Почти две трети профессионалов составляют списки текущих дел, но 41% задач из этих списков так и не доводятся до конца, показывает исследование фирмы iDoneThis, которая разрабатывает софт для отслеживания проектной работы. И больше половины людей заносят задачи в список в тот же день, когда они должны их сделать.

Списки дел популярны, но они могут подложить мину под ваши успехи, говорит Кевин Круз, автор книги 15 Secrets Successful People Know About Time Management. «Вы же не думаете, что Ричард Брэнсон и Билл Гейтс составляют длинные списки задач и расставляют там приоритеты — A1, A2, B1, B2 и т.д.? — спрашивает он. — Список дел — это место, где важные дела умирают».




В поисках лучших образцов производительности и тайм-менеджмента Круз опросил больше двухсот миллиардеров, олимпийских чемпионов, студентов-отличников и предпринимателей. «Ни один из них не пользуется списками дел», — говорит он.

Дело в том, что у этих списков есть три проблемы:

1. Они не учитывают время. Когда у человека есть длинный список задач, он склонен браться за те, которые можно сделать быстро, за несколько минут, а более трудоемкие дела так и не выполняются.

2. Они не помогают отделять срочные задачи от важных. В списках дел нет временных ограничений, и поэтому важные вещи часто пропускаются: мы боремся с самыми срочными проблемами в ущерб самым серьезным.

3. Они добавляют стресса. Мы помним, что у нас есть незаконченные дела, и они начинают вызывать неконтролируемые, навязчивые мысли. Чем больше в списке несделанных дел, тем выше риск бессонницы, говорит Круз.

Чем их заменить

Круз обнаружил, что большинство высокоэффективных людей живут и работают, опираясь на календарь. Вот три практики, которые превращают календарь в эффективный график дня:

1. Прописывайте время для самых важных вещей. Не позволяйте календарю наполняться случайным образом, берясь за любую задачу, которая вам попадается. «Проясните свои приоритеты в жизни и в карьере и выделяйте на эти дела отрезки времени, которые станут для вас священными», — советует Круз.

Например, можно запланировать два часа каждое утро на работу над стратегическим планом или над каким-то проектом, который позволит вам заметно продвинуться. На это время отключитесь от почты, переведите телефон в «режим полета» и добивайтесь максимальной продуктивности.

В календаре также должны быть прописаны отрезки времени на упражнения, ужины с семьей и другие занятия, которые соответствуют вашим ключевым жизненным ценностям. Круз также советует специально выделять время на менее важные дела — просто то, чем вам нравится заниматься. Главное — прописать четкое количество часов и даже минут, которое будет на эти занятия уходить.

2. Планируйте, исходя из 15-минутных блоков. В большинстве календарей на встречу или задачу по умолчанию отводится 30 минут, но Круз рекомендует поменять это значение на 15 минут и стараться точнее предугадать, сколько времени займет эта задача. «Ультрапродуктивные люди тратят ровно столько времени, сколько необходимо, — говорит он. — CEO Yahoo Марисса Майер может запланировать совещание всего на 5 минут. Когда вы мыслите 15-минутными блоками, за день можно успеть сделать больше дел — это получается просто автоматически».

3. Планируйте все. Не надо проверять почту каждые несколько минут: запланируйте обрабатывать ее три раза в день, и не чаще, говорит Круз. Не заносите пункт «позвонить сестре» в список дел — занесите его в календарь. «А еще лучше — выделите определенный отрезок времени каждый день на звонки важным для вас людям».

То, что запланировано на конкретное время, исполняется с большей вероятностью. «Когда вы вынуждены выбирать конкретный день и время, вы начинаете доводить самые важные дела до конца на более систематической основе, а ваш уровень стресса снижается», — говорит Круз.

Он признает, что заранее бывает непросто определить, как много времени отнимет та или иная задача, но со временем становится проще придерживаться графика. Он также рекомендует планировать некое «буферное» время — например, отводить на ланч больше времени, чем он обычно занимает, или отводить сколько-то времени в конце дня на то, чтобы подвести итоги.

«Все время возникают неожиданности — например, ваша дочь заболела, и ее нужно срочно забрать из школы, — говорит он. — А если ничего подобного не возникло, то вы можете использовать высвободившееся время на то, чтобы сосредоточиться, расслабиться или поразмыслить креативно».