Как все успеть — джедайская техника пустого инбокса

Ловили ли вы себя на мысли — «Ааа, как же всё успеть? Еще нужно сделать… (и большой перечень задач)»?

Решение задачи в «Джедайской технике пуcтого инбокса» Максима Дорофеева. По заявлению автора метод идеально подходит командам проектов и всем, кому не хватает 8 часов рабочего времени и 24 часов в сутках.





Описание метода

Сначала теория — это важно.

Показания к применению джедайской техники:

• Очень мало людей могут выполнить простое упражнение. Например, сказав: «Я отвечу тебе в среду» и ответить в среду. Если вы собираетесь что-то внедрять в компанию, улучшать процессы, то уметь доводить дела до конца — нужно и важно. Без этого никак.
• 90% процентов всех задач на 90% «сделаны» и остаются в этом состоянии вечно. Почувствуйте разницу между «делать» и «сделать».
• часто мы умудряемся максимизировать свои затраты таким образом, чтобы на выходе получить ничего.
• Вы на работе, и у вас в голове идет тяжелый мыслительный процесс, но приходит письмо, SMS и обязательно возникает желание отреагировать. Результат — много недоделанных дел в конце рабочего дня: забыл, отвлекся и так далее.
• Вы решаете рабочую задачу и неожиданно возникает мысль «Купить домой молока?». Мозг сразу ищет возможные варианты, что сделать для покупки молока. Результат — «убитый» рабочий настрой.
• Во время собрания возникает важный вопрос, на который сложно сразу дать ответ. Сотрудник просит сформулировать задачу в письме и отправить на почту. Приходит письмо, сотрудник открывает и понимает, что в двух словах не объяснить. Результат — новая встреча или собрание.
• Вы гуляете с семьей и думаете о работе. Приходите на работу и думаете о назначенной встрече, которая будет через два часа. Зачем браться за работу, если до встречи осталось два часа, все равно ничего не успею. Результат — на встрече вы думаете о прогулке с семьей.
• Вы ложитесь ночью спать и вам приходит в голову важная мысль. Вы пытаетесь уснуть, но мысль вас не покидает. Результат — уставший, не выспавшийся человек рано утром.

Как работает наш мозг и особенности его эксплуатации:

-сознание: рабочее пространство, где мы думаем;

-подсознание: вообще не понятно как устроено;

-драйв: наше желание работать -задача попадает в мозг, возникает реакция мозга: «Надо что-то с ней сделать». Если выполняем задачу, то повышаем драйв. Если не выполняем задачу, то она остается в подсознании и снижается драйв;

-головой надо думать, для запоминания есть другие инструменты;

-незавершенное дело живет в голове и мешает думать. Если дело доводим до конца, мозг забывает о нем навсегда;

-принятие решений — любая вещь, о которой думает мозг;

-прирост эффективности достигается не за счет экономии времени, а за счет экономии решения;

-мозг эффективно работает только над одной задачей;

-когда мозг думает, он тратит «энергию мозга». Мозг устает думать через 40 минут — заканчивается энергия;

-много думать плохо. Если вам нужно что-то придумать, нужно думать мало;

-«вещи не на своем месте» заставляют мозг думать, принимать решения вне нашего желания и тратят энергию, от них надо избавляться. Это про закладки браузера, неразобранные документы и файлы на рабочем столе, неоплаченные счета, окна приложений и так далее. Мозг любит порядок.





Если в конце рабочего дня мозг не работает, джедайская техника пустого инбокса — для вас.

Мозг в течение рабочего дня думает максимум 2-3 часа. И может сохранять внимание максимум 30 минут — квант внимания. Состояние «потока» — когда квант внимания растягивается на 5-6 часов.

Если сделать над собой усилие и ничего не делать, то мозг подбрасывает интересные мысли. Хочешь пить — выпей чистой воды, хочешь расслабить мозг — не напрягай его. Поэтому

во время отдыха никакого фейсбука, новостей и так далее.

Если вы думаете, что ваш самый драгоценный ресурс — это время, то вы ошибаетесь. Самый драгоценный ресурс — энергия. Можно уметь правильно распоряжаться временем и при этом чувствовать себя усталым, измотанным и физически, и морально, неспособным сосредоточиться и уделить должное внимание тем, кто в нем нуждается (Из книги «Жизнь на полной мощи». Авторы Джим Лоэр, Тони Шварц).

Фазы рабочего процесса

1.Освободить мозг;

2.Отделить «думать» от «делать». Думаем только в момент принятия решения, потом делаем и не думаем в этот момент;

3. Разложить все по местам.

Правила сбора входящих. Что, как и когда надо собирать?

-«входящее» или «инбокс» — это всё, что ждет от нас решения. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга на столе, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку), кассовый чек в кошельке, зудящие мысли — всё это инбоксы;

-задача — это минимальная сущность системы;

-мозг спокоен, когда инбоксы пусты, а задачи записаны;

-любое дело мы дробим на задачи, которые выполняем за 30 минут;

-хорошо составленная задача не заставляет думать, с чего начать, а отвечает на вопрос: "Что нужно сделать?":

        и,  если на решение задачи нужно меньше двух минут, делаем ее прямо сейчас;

        и, если не видно задач, за которые можно браться, надо поставить задачу: «Подумать    15 минут над текущей задачей...».





Алгоритм разбора инбокса.

Где лучше хранить справочную информацию? Нужно ответить на вопрос: «Когда эта информация мне потребуется?». Ответ на вопрос — место для хранения информации. Отличное хранилище всегда в зоне видимости: задачи, работы (регламенты или wiki, чек-листы), проекты (контекст проекта).

Зачем нужны списки задач:

 -избавиться от необходимости помнить;

 -позволить мозгу не думать одну и туже мысль много раз: самый верный признак того, что список задач выполняет возложенную на него функцию — вы не можете вспомнить, что же вам надо сделать завтра. Действительно, зачем это помнить, когда у нас это все записано;

 -дать понимание, чего можно не делать.

Надо вести все задачи по работе и для себя в одном списке, чтобы выправить баланс между работой и личной жизнью.

Что такое хороший список задач и как он выглядит?

1.Сформулирована задача «Что нужно сделать?».

2. Вам понятно как выглядит результат выполнения этой задачи.

3. Вы способны выполнить эту задачу за 15-30 минут с расслабленным мозгом.

4. Если назначена дата исполнения, то она продиктована настоящей необходимостью.

5. Когда мы делегируем кому-то задачу и  нужно получить от конкретного человека конкретный результат, то задачу формулировать так: Имя Человека, напомнить про «что надо сделать и прислать мне?»

Если в списке задач список незавершенных дел превышает некоторое пороговое значение, то необходимо выбирать задачи, которые интересны именно вам и соответствуют личным целям.

 

Ежедневный и периодический обзор

Самое важное — периодически обозревать задачи.

Список задач выполняет свои функции при условии, что он постоянно находится в свежем и актуальном состоянии. Это состояние возможно только через регулярные обзоры: оперативные, ежедневные, еженедельные.

Еженедельный обзор не случается, пока в списке задач нет задачи «еженедельный обзор задач».

Каждый день мы просматриваем задачи, которые выполняются на этой неделе и переносим их в «сегодня». В течение дня мы смотрим список задач «сегодня» и стараемся выполнить задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Если задача в исходной формулировке не выполнилась сегодня, то ее шансы быть выполненной завтра еще ниже. Поэтому в конце рабочего дня нужно задать себе три вопроса:

         1.Нужно доделывать эту задачу именно сегодня? Если нет, то: ...

 2.Нужно что-то сделать сегодня в связи с тем, что эта задача сегодня не выполнена?   (Кого-то предупредить, что-то переформулировать или отразить этот сдвиг в каких-либо планах).

         3.С какого действия я начну выполнять эту задачу в следующий раз?

Нужно придерживаться правила: «Если ты не сделал то, что планировал сделать сегодня, то замени эту задачу следующим шагом к ее выполнению. Исходную формулировку задачи сохрани».

Система обзора опирается на приоритет задач. Приоритет — это «сегодня», «на неделе», «выполнить позже». Нужно еженедельно просматривать папку «позже» и переносить дела из нее в папку «на неделе».

Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел.

Типы прокрастинации:

        -не могу вспомнить об этом в нужный момент;        -это делать противно;         — мне страшно;
       — сейчас не до этого;
       — я не понимаю, как это делать;
       — лично мне не нужно;
       — подсознание уберегает меня от вмешательств Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

     1.Надо ли вообще что-то с этим делать?

     2.Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?

     3.Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм.

     4.Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон «шиловжопин», побуждающий нас начать действовать.

Приоритезация задач

В джедайской технике пустого инбокса приоритезация упрощена до двух приоритетов: «надо сделать» и «не надо сделать». Таким образом, мы уходим от впихивания невпихуемого. Вместо того, чтобы бесконечно откладыватьна потом выполнение невпихуемого, мы намного раньше признаем тот факт, что оно не будет сделано вообще, и начинаем корректировать свои действия исходя из этого.

Если остаться наедине со сложной задачей, убрав более простые задачи, то быстрое мышление теребит медленное и выпытывает у него, с чего же нужно начать выполнение этой задачи. Но теребить медленное мышление быстрое не любит, а потому, если есть другие дела, то лучше сначала закончить с ними и приступить к сложной задаче, когда меньше отвлекающих факторов, например, утро следующего дня.

Типы прокрастинизации и способы ее лечения

Прокрастинация — склонность к постоянному откладыванию важных и срочных дел.

Типы прокрастинации:

        -не могу вспомнить об этом в нужный момент;        -это делать противно;         — мне страшно;
       — сейчас не до этого;
       — я не понимаю, как это делать;
       — лично мне не нужно;
       — подсознание уберегает меня от вмешательств Для лечения прокрастинации ответьте себе на вопросы в следующей последовательности:

     1.Надо ли вообще что-то с этим делать?

     2.Нужен ли результат выполнения вам или кому-то еще? Если результат нужен кому-то еще, то в курсе ли он (не забыл и не передумал)?

     3.Какой минимально приемлемый результат? Долой перфекционизм.

     4.Что говорит естественное планирование? Какой первый шаг нужно сделать, чтобы приблизить выполнение задачи за 30 минут с полувыключенным мозгом.

А теперь все вместе: «От большой сложной задачи откусываем маленький первоочередной шаг, который можем сделать «максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом». Как только этот первый шаг становится понятен, вы чувствуете, как в организме начинает выделяться гормон «шиловжопин», побуждающий нас начать действовать.опубликовано  

 

Источник: vc.ru/n/jedi-inbox