Инструментарий бизнес-аналитика: личный опыт

Мы не раз рассказывали, как первый же крупный клиент чуть не убил весь наш бизнес. Тогда одной из явных дыр, наряду с QA (Quality Assurance), был BA (Business Analysis). До появления в нашем портфеле по-настоящему больших проектов необходимости в глубоком анализе бизнес-требований заказчика и выработки системных решений для их удовлетворения не было. Сейчас в Redmadrobot три бизнес-аналитика, которые определяют точки развития мобилити-проектов, исходя из бизнес-задач клиентов.
Один из наших BA — Семен Заморов — поделился своим Toolset, набором программ, которые помогают ему выполнять работу еще быстрее.

Международный Институт Бизнес-Анализа (IIBA) определяет бизнес-анализ как
практику создания условий для осуществления организационных изменений путем определения потребностей и предложения решений, которые предполагают выгоду для акционеров.

В Redmadrobot мы стараемся соблюдать определённый ритм, чтобы чётко выполнять поставленные задачи. В этом нам помогает методология Agile и Scrum. Тайминг очень ценен для аналитиков, не меньше, чем для PM. Именно поэтому мы используем спринт-пульс, который чётко регламентирует срок выполнения набора работ и правильно распределяет активности между участниками команды. По ходу прохождения спринта 20 человек ежедневно вгружают в бизнес-аналитика тонны информации, ведь ВА — это посредник между командой разработки и заказчиком, и с обеих сторон летят задачи и вопросы. Систематизация информации, организация поставленных задач и контроль реализации проектов — очень актуальные темы, о которых я и расскажу.
Оговорюсь — я использую Mac и Android-смартфон, из-за этого есть некая специфика моего инструментария.

Из чего все состоит
Мой Toolset разбивается на две зоны — общую с проектной командой и проектную персональную. К общей относятся задачи по текущему спринту, бизнес-функциональные, функциональные требования и т.д. (ведение задач мы осуществляем в JIRA, требования храним в Confluence). А что делать с остальными активностями, которые относятся к проектной персональной зоне?

Как все работает

• 1. Определение скоупа работ. Скоуп формируется в JIRA совместно с заказчиком. Мы стараемся взять побольше задач на оценку, чтобы было, из чего выбирать.
• 2. Бизнес-анализ и стадия подготовки к оценке. Скоуп задач, как правило, формулируется в виде эпических историй. Именно в виде названий эпиков я создаю набор задач в Wunderlist. Обязательно прикрепляю ссылку на задачу, так легче её искать и трекать.

Wunderlist. Выбор программы обусловлен ее относительной простотой не в ущерб функциональности. Как приятное дополнение — ее можно использовать на Mac и Android одновременно. При помощи Wunderlist я веду контроль сроков выполнения задач не только мелких и повседневных, но и задач из JIRA. Лучше иметь один общий источник информации, который позволит получить полную картину текущих активностей. Все задачи падают в папку “Входящие” и могут не иметь четкого описания. По окончании рабочего дня я перебираю данный список, уточняю описания, устанавливаю сроки выполнения и раскладываю все по папкам в Wunderlist и ярлыкам в Evernote, которые отчасти пересекаются (Beeline, Redmadrobot, Личное). Такая организация позволяет мне четко контролировать работы текущего дня и планировать ближайшую неделю.

Далее начинается процесс работы с конкретной задачей. Ручкой в блокнот я выписываю весь набор атомарных пользовательских историй, который, по моему мнению, должен выполнять пользователь мобильного приложения, а также фиксирую особые требования к данным историям в виде примечания. Получается черновик, который можно обсуждать и уточнять с заказчиком. Черновик я фотографирую и отправляю в Evernote. Это помогает при необходимости вернуться к истокам, если что-то в процессе потеряется.



По результатам обсуждений получается список ясных и понятных пользовательских историй, которые я фиксирую в Confluence. Все важные письма, протоколы встреч отправляются в Evernote.
Так, фиксируя бизнес-уровень на каждому шаге, я получаю наиболее полную картину, которая хранится в моей личной базе знаний.

Evernote. Использую его для агрегации всей полученной информации. Важное письмо? Отправляем в Evernote. Записал что-то важное в тетрадь? Фотографирую — и загружаю туда же. Такой подход меня неоднократно спасал. Хлам — вся не разобранная информация — сливается в общий блокнот. Там я держу записи в течение недели. Затем все, что не прошло подтверждение и не стало актуальным, удаляю. Актуализированные записи снабжаю нужным тегом и отправляю в нужный блокнот с названием проекта. Для удобного и быстрого поиска или поиска использую теги.

• 3. Процесс оценки. Обычный, классический процесс оценки будущих задач и принятия решения о взятии задачи в работу или отклонении и переносе её части или всей в другой спринт. Набор задач фиксируется в JIRA, утверждается с заказчиком и спринт стартует.
• 4. Системный анализ и проектирование. К этому моменту я уже имею полное понимание о задаче и набор необходимых артефактов для работы. Как правило, если и потребуется консультация с заказчиком, то она будет минимальна и носит скорее характер синхронизации. На данном шаге мой набор действий таков:

— Wunderlist. Задачи, которые не вошли в спринт, уходят из поля зрения в бэклог. Задачи, которые вошли в спринт, снабжаются новыми сроками их исполнения и напоминаниями. Параллельно есть набор задач вне спринта, с длительным сроком выполнения (лично мои задачи по работе).



— Календарь. В календаре я заранее планирую даты проведения ревью требований с проектной командой (как правило, на 1-2 недели вперед). Это помогает мне поддерживать свой личный внутренний ритм и стараться выполнять все в срок.

— Mail. Стандартный почтовый Mac-клиент. Самое важное — настройка фильтров. Я использую два обязательных: Today (сообщения только за текущий день) и New (только новые сообщения). Такая система помогает акцентироваться на важном и не распыляться на задачи прошедшего дня. На крайний случай всегда есть поиск.Стараюсь не держать лишнего и сморю только на фильтр Today. Все, что нужно по работе, отправлю в Evernote. Почта для переписки, а не для хранения информации. Информацию, с которой работаю в текущий момент, держу в блокноте SPRINT. Там же провожу системный анализ на основании пользовательских историй.

— Pomodoro. Контролировать ритм выполнения персональных проектных задач помогает таймер Pomodoro — 11 Pomodoro за рабочий день.

• 5. Ревью требований с проектной командой. Как только я считаю, что моя работа выполнена, требования на проектирование отправляются в Confluence, и там же оформляются в соответствии с принятыми стандартами. Далее требования проходят проверку проектной командой на понятность, полноту, не противоречивость — в общем, проверку на качество. Некий даблчек.
• 6. По результатам ревью требования получают повторный апрув от заказчика.

В итоге мы получаем:

1. Личную базу знаний в Evernote, наполненную множеством артефактов по конкретной задаче.
2. Удобный инструмент по агрегации всех рабочих задач на базе Wunderlist.
3. Инструмент для поддержания ритма работы — Календарь.
4. Инструмент коммуникации с проектной командой и заказчиком, который не распыляет твое внимание — Mail и фильтры.
5. Удобный темп работы в течении дня — Pomodoro Timer.

Источник: habrahabr.ru/company/redmadrobot/blog/244799/