Как правильно говорить по телефону?

1. Деловые разговоры лучше планировать на первую половину дня. Заранее подготовить необходимые документы, факты и цифры, а также возможное развитие обсуждения в лучшую или худшую сторону, ваше поведение в том и другом случае.

2. Аккуратно набирайте номер. Если вы ошибетесь, и противная сторона в ответ на вашу ошибку пошлет вас в баню, то настроение перед важным разговором будет неизбежно испорчено.

3. Обязательно представьтесь: назовите свою фамилию, имя и отчество в начале разговора – отношение к вам будет внимательным, и вы получите более полную информацию. При официальных переговорах вместе с именем называйте свою фирму.

4. Если звоните знакомому, сразу называйте его по имени. У незнакомого человека в начале предстоящего разговора узнайте имя: «Как вас зовут?» или «Как я могу к вам обращаться?». В разговоре почаще называйте собеседника по имени.

5. Узнайте обстановку. Согласно этикету требуется спросить, удобно ли собеседнику разговаривать на данную тему или лучше перезвонить в другое время. Однако определенная напористость тоже необходима, так как робость, застенчивость и лишние извинения умаляют ваш авторитет и вредят делу.

6. Скажите комплимент. Быстрее и лучше расположить к себе собеседника, сказав ему что-нибудь приятное: «Рад вас слышать», «Рад с вами познакомиться», «Благодарю за исчерпывающую информацию», «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество».

7. Найдите точные слова. Умейте верно выразить свои мысли, заинтересуйте собеседника. Ни одного лишнего слова! Постоянно совершенствуйте свою речь – именно она наиболее точно характеризует человека.

8. Установлено, что интонация передает 30% информации. Владейте интонацией – тон вашего голоса должен сочетать спокойную доброжелательность, деловитую строгость. Кстати, низкий тембр голоса вызывает больше доверие, монотонность не способствует заинтересованности в разговоре, а паузы необходимы для обдумывания и придают весомость сказанному.

9. Внимательно слушайте. Разговор – это диалог, поэтому не только говорите, но и слушайте, стараясь не перебивать, не возражать, не спорить открыто. Это способ получить информацию о предмете разговора и собеседнике. Способствует взаимопониманию прием повторения ключевых слов собеседника, если, конечно, они соответствуют вашему мнению.

Если вы применили предыдущие девять правил, то сумели расположить к себе собеседника и в разговоре будете хозяином положения.