Місце, де вмирають речі: чому ми повинні відмовитися від організаторів

Як замінити найпопулярніший інструмент управління часом, пояснює Стефані Возза.

Майже дві третини професіоналів роблять до списку, але 41 відсотків завдань ніколи не завершені, відповідно до досліджень iDoneThis, програмна компанія, яка розробляє програмне забезпечення для відстеження роботи проекту. У той же день вони повинні мати більше половини людей.

Списки To-do популярні, але вони можуть покласти шахту на ваш прогрес, говорить Кевін Круїз, автор 15 секретів Успішних людей Знайте про управління часом. «Ви не думаєте, що Річард Брансон і Білл Гейтс роблять довгий список завдань і допитайте їх — A1, A2, B1, B2 і т.д.?» До списку є місце, де важливі речі штампують.




У пошуках кращих прикладів оперативного та своєчасного управління, Cruz інтерв'ю понад двохсот мільярдерів, олімпійських чемпіонів, відмінних студентів і підприємців. "Не з них використовують до списку", - каже він.

Те, що ці списки мають три проблеми:

1,1 км Не врахуйте час. Коли людина має довгий перелік завдань, вони, як правило, приймають на тих, які можна зробити швидко, протягом декількох хвилин, і більш трудомісткі завдання ніколи не завершені.

2,2 км Вони не допомагають відокремлювати термінові завдання від важливих. Не існує обмежень часу на додописах, і тому важливі речі часто виходять: ми припинимо найбільш актуальні питання за рахунок найбільш серйозного.

3. У Вони додають стрес. Ми пам'ятаємо, що у нас є незакінчений бізнес, і вони починають викликати неконтрольовані, непристойні думки. Більшість списку додо, чим вище ризик безсоння, говорить Cruz.

Як замінити їх

Компанія «Креатив» запровадив, що більшість людей живуть і працюють на календарі. Ось три практики, які роблять календар ефективний календар:

1,1 км Зробіть час для найважливіших речей. Не дайте календар, заповнивши випадково, вказавши будь-яку задачу, яку ви приїжджаєте. «Визначте свої пріоритети в житті та у своїй кар’єрі та встановите сусідні розтяжки часу, які будуть святими для вас», - сказав Кріс.

Наприклад, ви можете запланувати два години кожного ранку, щоб працювати над стратегічним планом або проектом, що дозволяє зробити значний прогрес. У цей час відключіть з пошти, перенесіть телефон на «світлий режим» і досягайте максимальної продуктивності.

Календар також повинен включати розтяжки часу для фізичних вправ, сімейних вечерь та інших заходів, які вирівняються з вашими основними значеннями. Також компанія «Крус» порадує час від часу на менш важливі речі — просто те, що ви шукаєте. Головне - описати чітку кількість годин і навіть хвилин, які підуть на ці класи.

2. План на основі 15-хвилинних блоків. Більшість календарів дають 30 хвилин на зустріч або завдання за замовчуванням, але круїз рекомендує змінити це на 15 хвилин і намагатися краще прогнозувати, як довго, що завдання займе. «Ультрапродуктивні люди витрачають стільки часу, скільки вони потребують», – каже він. «Yahoo CEO Marissa Mayer може замовити лише 5 хвилин». Коли ви думаєте, що 15-хвилинні блоки, ви можете отримати більше зроблено в день — це просто відбувається автоматично.

3. У Планувати все. Не перевірте вашу електронну пошту кожні кілька хвилин: плануйте обробити її три рази на день, а не більше, говорить Cruz. Не кладемо “згодити сестру” на Вашому списку – поставте його на календар. «Що краще, виходячи з певної кількості часу кожного дня, щоб викликати важливі люди. й

Що потрібно для конкретного часу, швидше за все, буде. "Коли ви змушені вибрати конкретний день і час, ви починаєте отримувати важливі речі, зроблені більш системним способом, і рівень стресу спускаються", - каже Cruz.

Він визнає, що важко визначити, скільки часу буде потрібно завдання, але це стає простіше приклеїти графіку протягом часу. Він також рекомендує планувати час «пошуку», такі як прийом більше часу на обід, ніж це зазвичай займає, або приймати час в кінці дня, щоб взяти на себе запас.

"Не завжди дивує - як ваша дочка хвора і повинна бути підібрана з школи", - каже він. А якщо це сталося, то ви можете використовувати вільний час, щоб зосередитися, розслабитися або думати креативно.