Цільове та контроль діяльності на основі матриці Ейзенхауера

Ми вже писали про те, як впоратися з страхом і прокрастинацією, яка зупиняє нас від досягнення поставлених цілей. Але після того, як ми вийшли з мертвої зони бездіяльності і мотивували себе до результату, ми можемо піти в інший край: після довгого 8-12-годинного робочого дня неможливо сказати, що насправді вдалося зробити. І найголовніше, що результат Чи ми отримуємо його від зусиль? Чи переніс нас на наші цілі?

Як результат, легко знайти себе в ситуації, де «Ви спинилися як кальмари в колесах», і речі, здавалося б, стоять ще. Тільки втома будує вгору. Почуття від досягнутих висот не з'являються.

Проблема мети

Ця проблема називається «проблемою прийняття часу». Наслідки помилки в голово-посадковому положенні можуть бути колоскими: життя, схоже, перетворюється в ряд виснажувальних робіт марафонів без видимих результатів. Це схожа на роботу давньогрецького царя Сісипа, який після його смерті був засуджений, щоб розкачати величезну кам'яну гору, яка ледь досягла вершини вниз. назавжди.



Вибір цілей і пріоритетів

Незважаючи на те, що проблема є масштабним, і його наслідки є складними і простежені, можна боротися з ним. Щоб зробити це, перед початком будь-якої діяльності, потрібно правильно встановити цілі та пріоритети. Ми розповімо, як це зробити нижче, і зараз фокусуватися на одному думці:

Не починайте виконувати завдання, якщо ви не можете відповісти на питання, скільки і до якої мети ви рухаєте це або це завдання після його завершення.

До речі випадково можуть бути практично ідеальними для «починання внутрішнього мотора», «покарання», «похід». Я зазвичай використовую побутові хори для цієї мети - їх набір досить обмежений, результат відразу видно з їх реалізації і не буде дуже комфортно відмовитися від виконання їх в будь-якому випадку. Даний вид діяльності може бути здійснений в режимі «сеen – зроблено».

Але коли мова йде про досягнення цілей в рамках проекту, ми маємо майже необмежений обсяг дії, що означає, що ми можемо буквально зробити “збудження”. У режимі дефіциту часу (тільки цей ресурс завжди обмежений), цей метод буде непродуктивним. Отже, тут ми будемо зберігати тільки золотом правилом: «Перший ми думаємо, то робимо. й

Швидка мета-налаштування

Тоді виникає питання: чи є якийсь ефективний метод «порожнього швидкого» так, щоб він не став половинним завданням? Так, тут цілком доречно використовувати метод, відомий практично всім, хто хоча б один раз спробував зрозуміти управління часом і який ми кладемо в голову повідомлення. Це матриця Eisenhower. Ми вже були написані про інші повідомлення (додаємо більш-менш повний перелік їх наприкінці). Ми хочемо, щоб запропонувати власний спосіб використання цієї матриці, яку ми вже використовували в практиці.

Традиційно винахідник матриці зараховуються на Двуайт Ейзенуер, 34-й президент США, який раніше був загальним в армії. Однак це зовсім не так. Скоріше, матриця отримала свою назву від знаменитої цитати Президента, «Не всі невідкладні питання важливі, а не всі важливі питання є актуальними. й

Матриця дозволяє швидко сортувати ваші справи і впевнено, навіть якщо є багато. Все, що ви повинні зробити, йдете через список додо (що ви, ймовірно, вже перевантажені з голови за допомогою методу GTD) і відповісти на два питання для кожного завдання:

• Чи є це питання? Так / Ні
• Чи є це терміново? Так / Ні

Залежно від комбінації відповідей кожна проблема потрапляє на одну з квадрантів матриці, розділених на 4 квадранти в залежності від значення і терміновості завдання.

336289

Матриця Eisenhower має багато імен і була представлена різними способами різних адептів і творців систем управління часом. Зокрема, відомий автор техніки GTD, Стівен Ковей, який назвав матриці терміновості\Імпортансу - він також рекомендував його використання в своїй книзі "7 Хати високоефективних людей". Те ж саме метод іноді згадується як візуальна версія «Правила чотири D», яка буде розглянута нижче.

Як боротися з кожним квадрантом

Багато модифікацій самої матриці і безліч інтерпретацій як боротися з проблемами в конкретному квадранті. Ми зосереджуємо на двох варіантах, в першу чергу з яких нам здається максимально зручно.

Метод 1: Do-Plan-Delegate

«До – План – Інструкт – Не» – це звучать як це «формула успіху» у перекладі, так і це такі дії, які повинні виконуватися з завданнями з відповідних квадрантів.

Квасоля 1
Невідкладна і важлива. Що відбувається в цій квадранті: пожежа або дитяча кришка, або блокує помилка. Це «поганий» квадрофон і слід уникати, якщо це можливо. Зрозуміло, в другому квадранті можливо «здати» проблеми.



Квасоля 2
важливо, але не терміново. У цьому квадроманті є найбільш продуктивні заходи. Так як у випадку цих випадків, «часові закінчення», ми говоримо про розумне планування та якісне виконання кожного завдання. Це те, що ви повинні витрачати час на сьогодні.

Ви можете почати робити речі в порядку, і ви також можете повернутися через список дози в цьому квадрофоні, запитуючи себе питання «Я це важливо?» і «Я його терміново?", таким чином, зробивши ще одну квадроманію в другому квадрофоні і більш докладно про ваші цілі.

Квасоля 3
Не розумію, але терміново. Одна з найбільш непродуктивних чотириногрантів, тому що завдяки своїй актуальній, ці речі «кицька» ви з потоку ваших продуктивних заходів і зробите камінь без мети. Ці випадки не передаються вашим цілям, як правило, це різні види інформаційного шуму, такі як мітинги, довгі розмови на телефоні і діалогах «про що-небудь» замість прийняття рішень. Для кого-небудь іншого рекомендується делегувати ці завдання. Ви можете делегувати або не робити їх на всіх, головне, що справи з цього квадросу не виконуються в особи.

Квасоля 4
Не важливо. Просто забуваємо про ці речі. Вам не потрібно нічого сказати. В ідеалі бажано, щоб цей квадроман залишив порожнім. Однак часто заповнюється запитами від людей, які навряд чи роблять все в поверненні, а також сни, як «Я завжди хотів знайти жовтий квітковий слон на колесах і їздити». Не мудро витрачати час на кожен спонтанний бажання, якщо ви хочете досягти поставлених цілей.

Руле чотири D

По суті, «4D» не завжди описує квадроанти матриці «Імпортант-Урент», адже є різні тлумачення їх, проте, один з них цілком підходить для опису вище, а також може застосовуватися до чотирьох квадрантів:

Do, Delegate, Defer або Dump
До, Дегід, Делегування, Видалити (до, Дегід, Видалити)



Головною красою способу є її швидкість. По-перше, це візуально презентує «таську статистику». Ви можете оцінити ефективність ваших ресурсів часу. По-друге, відповідаючи так чи ні лише два питання розділяє всі завдання на 4 групи. Якщо ви спочатку дали завдання поділу ваших завдань на 4 групи, це займе набагато довше.

Перевірка продуктивності



Ви можете використовувати метод Eisenhower не тільки для сортування завдань в тих, хто перемістить вас до своєї мети і тих, які сповільнюють вас. Ви також можете використовувати його для оцінки загальної продуктивності. В ідеалі, після того, як ви відповіли так і не до двох відомих питань для кожного завдання, ви знайдете, що майже всі ваші завдання попадають в другу чотиримісну.

Але, звичайно, більшість часу, що не буває, а потім матриця показує вам, де ви скребуєте і де ви ризикуєте в кінці дня, якщо ви не вимкнете до продуктивних завдань.

Щоб застосувати метод, є вже значна кількість мобільних, веб- та настільних програм. А щоб встановити ваші цілі і досягти їх, у вас є SmartProgress, який вже допоміг вам досягти більше 10 тисяч цілей. Яка мета?





Інші повідомлення про матрицю Ейзенуера
Дошка SCRUM + Eisenhower Quadrant для управління продуктами
Аварійні рішення
Основні точки управління часом
Огляд програмного забезпечення управління завданнями в Outlook
Управління часом в практиці
Інструменти управління: 16 концептів на кожен день
Яким важливим і терміновим було читання цього посту? 1-й Quadrant: Якщо я не прочитав цей пост, то щось відбулося. 2-й Quadrant: Але це важливо. Дякую за текст. 3-й Квасоля: Неважливо. Ви завітали мене 10 хвилин мого часу. 4-й Quadrant: Не було важливого. Я не знаю, чому я читаю це. Тільки зареєстровані користувачі можуть брати участь у опитуванні. Приходьте, будь ласка, 169 осіб проголосували. 30 человек.

Джерело: habrahabr.ru/company/smartprogress/blog/245587/